如何做好办公室工作
―— 杜贻合同志在全省地震系统办公室工作会议的专题报告
二○一一年十一月十一日 泰安
（根据录音整理）
今天很高兴和大家一起交流研讨如何做好办公室工作，分享一下我对办公室工作的一些体会和想法。对办公室工作总的感受是：“好汉子不愿干、赖汉子干不了”。办公室是最能锻炼人的地方，是最能增长才干的岗位，也是最能彰显个人才华的工作，同时也是最容易暴露自己缺点的位子。所以办公室工作非常重要，当好办公室主任非常不容易，如果干好了，在其他的岗位甚至是领导岗位都会轻车熟路。办公室的工作千头万绪，要求比较特殊，可以这么来比喻：像马儿一样奔跑、像猴子一样精明、像蜜蜂一样勤奋、像牛一样出力、像狗一样看家、像猪一样受气。这些比喻虽然不是很恰当，但也一定程度上反映了办公室工作的特点。
下面主要从六个方面和大家交流一下办公室工作。
一、 办公室的地位和作用
可以用六个词来概括：“思想库”，提出运筹、政策、措施、方案。“枢纽站”，实施控制、运转、衔接、集成等。“调度室”，体现在计划、调配、安排、综合等方面。“协调员”，要具备协商、疏通、联络、调解等功能。“服务队”，面向领导、职工、下级和群众提供全方位的服务。“守夜人”，需要值班、看家、安保和监督等。
二、办公室的工作特点
办公室工作有六个特点。要求高。需要有一流的标准、一流的能力、一流的工作和一流的业绩。任务重。大事、要事、难事、急事比较多。头绪多。涉及政务、文秘、行政、后勤、组织、人事、党务、纪检监察、信访、史志、财务、工青妇等工作。工作忙。人手少、工作多、时间紧、要求高，大多数时间疲于应付。节奏快。要求办公室主任和人员手脚利落、快速高效、雷厉风行、只争朝夕。失误少。干好工作还不能有很多失误，大问题不出、小纰漏不多、负面影响不大，绝大多数人公认。
三、办公室的职责
主要是参与政务，管好事务，搞好服务。
一是参与政务 。主要有五个方面。拿思路。重点是制定工作思路，编写发展规划，策划重大活动，形成创新思路。工作思路要体现时代特色、有新意，内容要丰富，措施要切实符合实际。当参谋。研究面临形势，判定可能风险、分析制约因素、提出决策参考。抓落实。督促、检查、落实、督办。出经验。干完事要善于总结，分析成功经验、工作体会。做宣传。特色工作和创新思路、做法、经验和成效要通过各种形式、各种媒体反映出去。
二是管好事务。管好领导交办的事，特别是重大的事、要紧的事、敏感的事和牵扯全局的事，只要是领导交办的事，都要努力去办好。管好职工要求的事，不论是职工工作方面、家庭生活方面还是个人需要帮忙的事都要办好。管好基层请示的事。要有回复、有落实、有交代，不能置之不理。
三是搞好服务。服务好中心工作。中心就是大局，中心工作就是影响面比较大、一个阶段的重点工作。办公室应该把主要精力放在这方面。服务好后勤工作。办公室工作比较繁杂，头绪很多，方方面面，特别是行政后勤方面，琐碎、凌乱、具体，这些工作也要服务好。不能因为小事而不为。办公室没有小事，任何一件小事都可能影响全局，时间长了都会造成一定影响。像接待工作，很简单的一件事，办公室主任和负责的同志必须得考虑得很周全、很到位，各方面的衔接得很紧密，安排得很具体，这样才不会出纰漏，才能够比较顺畅的做好。服务好社会公众。办公室是单位的窗口，要和社会公众打交道，要热情、要尽职、要体现为人民服务的精神状态。现在党委、政府都倡导服务基层、服务群众、为民着想、为民办事。我们防震减灾也是民生大事，群众咨询什么事、要求什么事或者有什么情况，我们都不能马虎，都得做好。
四、办公室人员应具备的能力
办公室人员应当具备提笔能写，张口能讲，遇事能办的能力。
一是文字能力。办公室工作人员要有扎实的写作功底。起草领导讲话、制定工作方案、编写计划规划、总结经验、宣传报道、对外联络等，这些文字最终都是由办公室把关。文字是一个单位的形象，也是开展工作、部署任务必须的手段。办公室的文字功底应该是全局最强，从办公室出去的文字材料要体现局里的水平。必须把很多功夫用在提高文字能力上，要字斟句酌、要深入推敲。文字不能又臭又长、拖泥带水、一锅粘粥没个豆。文字要简练、重点突出、内容丰富、观点鲜明、特色突出，并要语言丰富、形式活泼。特别是向上级的请示、报告，更要主题明确、尽量要短、一目了然。
二是语言能力。主要是要求准确的口语表达。汇报工作，除了文字形式，很多时候是用口头汇报。要善于使语言精练一点、直接一点，善于归纳、概括、突出重点，要提前想好，打好腹稿，琢磨透、归纳好再去说，这样效果会最好。
三是办事能力。有效的内外协调也是办公室工作人员的重要能力。很多事都要通过办公室的上下沟通、左右联络、上情下传、下情上达。很多时候，领导的意图要通过办公室协调去实现。对外协调得办成事，采取恰当有效的方式完成领导交代的任务，特别是重点任务、重要事项。比如抗震设防涉及到的审批程序，需要协调很多职能部门，这是一个长期过程，要从不同侧面、用不同方式方法去处理。像我局的机构建设，需要大量的协调。首先要借助有利的大背景，同时要做出突出的工作成绩，最重要的是各个环节的通畅，得到领导和相关部门的认可。这些协调就是通过领导和办公室密切配合来完成，采取恰当的方式方法，通过视察调研、当面沟通、文字等形式反映情况。我局每年的评比结果会用请阅件、专题报告等形式向领导汇报。2009年我局连续三年获得全国一等奖时，焉荣竹书记作出批示：“连续三年获得一等奖，实属不易，这说明市地震局的工作非常扎实，富有成效，我代表市委表示祝贺，并感谢全体干部职工的辛勤工作。望继续努力，把各项工作做得更好。”这说明我们的工作得到了充分肯定，给领导留下了深刻印象。在局机构升格、事业单位设立过程中，就比较顺利。
五、办公室工作人员的职业素养
办公室人员要有“三吃精神”，“三实作风”，“德才兼备”。
一是要有“三吃”精神。吃苦。办公室相比其他科室任务重、工作多，办公室人员要有吃苦的心理准备和承受能力。很多接待、活动、会议都需要办公室安排，加班加点是常事；很多文字材料，需要反复修改、推敲，很费功夫。吃气。领导不满意了，发泄的对象可能要朝向办公室主任和工作人员；职工不满意了，会冲办公室提意见；社会群众对我们工作不满意，说我们震情处置不当或者是信息得不到，对外联络电话一般是办公室，群众打电话撒气就会打到办公室。吃亏。办公室工作人员在领导身边，受领导信任，提拔任用快，总的来说是很风光的。但是办公室主任和工作人员首先得有吃亏的精神，不能想沾光。因为办公室管的事多，人、财、物、资源、条件甚至小的实惠可能相对多一点，不能因为办公室近水楼台就先得月，就想多沾点光，这些事一时可能没事，但是时间长了领导也会看得见，同志们也会看见。所以吃亏精神是办公室人员必备的品质，事事要吃亏，一样的事，把方便让给别人，把实惠让给同志，把待遇让给职工，将来大家对你品质、人格的评价会更好，在大的方面可能就会有所得。
二是要有“三实”作风。思想作风要实事求是。这是我们党要求的，是什么就是什么，要找出真理来。工作作风要深入实际。不能浮漂，要扎扎实实干事;糊弄、应付公事肯定过不了关，肯定要返工,肯定要挨批评。所以深入扎实地干每一件事都是对办公室人员的要求。语言文风要精炼朴实。用最少文字表达最丰富内容，言简意赅、精彩、有特色。
三是素养要全面养成。办公室人员要德才兼备、以德为先。
德的方面要坚持十点。公道正派，凡事要出于公心，对任何事情一碗水端平，不搞小动作。坦诚可信，坦率直白，诚实守信。团结协作，不但团结自己办公室的人员还要团结全局人员、团结下级。包涵谦逊，要有度量，要能容忍，不能觉得什么都比别人强、盛气凌人，要能倾听他人说话，包容他人缺点，能共事。俭朴节约，办公室掌握很多资源，不能浪费，要朴素、节俭。坚强柔韧，要有强大的内心，无坚不摧，还要有韧劲，要有百折不回的精神。遵章守纪，要带头遵守纪律，按照规章制度办事。廉洁自律，自省、自警、自重、自励。耐住寂寞，办公室工作很多时候加班加点，沉闷、寂寞，不是特别丰富多彩。也可能办公室工作干好了，领导舍不得放手，会在岗位上干很多年，但领导总会给个交代。乐于奉献，要做老黄牛，多付出，少索取。
才的方面着力从六个方面提升。好于学习。学理论。理论问题不是虚的，理论是是实实在在的能力和水平。办公室主任和工作人员的理论水平在全局要是最高的，写的材料是要包含着重要的理论内涵的。理论是指导全局的，理论水平不够，文章就没有高度、没有方向。学业务。办公室主任在所有业务方面都应懂，要全面，不能说外行话，可能的话还要掌握业务工作的发展趋势、创新理论等。这样才能从各科室提报的材料中挑出有用的，才能对工作有宏观地把握。学知识。主任要成为杂家，各方面知识都要了解，上知天文、下知地理，人间百态、各行各业，最新科技、最新的社会思潮甚至是国际动荡都得有所了解，知识面要广。学管理。管理是一门科学，能提高效率，有很多技巧。把办公室管好，大家会围绕在你的周围，心往一起想，劲往一处使，心情愉快地开展工作，密切配合共同完成任务。勤于实践。多动手、多动腿、多干事，眼里要有事，碰见事不能怕事，要把事情干好，实践是必不可少的，要在实践当中提高能力和素质。善于思考。动脑想问题，会有思考的成果，会找到创新的思路和办法，会提高境界和思维能力，会有与别人不同的新颖观点和独到见解。多于用心。对任何工作都要重视、认真，不应付、不凑合，用心做事。严谨细致。办公室工作要求严谨，不能有纰漏。全面周到。样样都行，什么事都要安排到位。
六、办公室工作的衡量标准
可以从六方面来衡量。内部团结。办公室内部团结，不能拉帮结伙，不能有内耗，战斗力强。上下和谐。全体同志、整个系统都要和谐。运转顺畅。不会因为领导不在家、工作繁忙，局里工作有脱节，顾此失彼，要始终正常运转。绩效突出。方方面面的工作都取得显著成绩。纰漏较少。减少失误，避免不良影响，很少造成损失。荣誉最多。局外的评先创优都应榜上有名，局内的评比，应该是年年第一。
今天，就给大家谈这么多，不对的地方请同志们批评指正。
